Kalenderchaos? Warum dein Terminplaner kein Tetris für Fortgeschrittene sein sollte
Mit einem klaren, gut geführten Kalender wird dein Alltag entspannter, produktiver und – ja – auch ein bisschen glücklicher.
Kalenderchaos? Warum dein Terminplaner kein Tetris für Fortgeschrittene sein sollte
Mal ehrlich: Wie sieht dein Kalender gerade aus?
Schön übersichtlich und klar?
Oder erinnert er eher an ein chaotisches Tetris-Spiel, bei dem du ständig versuchst, Termine zwischen all die anderen Blöcke zu quetschen?
Lass mich dir eine Geschichte erzählen.
Vor ein paar Jahren hatte ich ein echtes „Oh nein“-Erlebnis.
Ich hatte gerade einen potenziellen Kunden zu einem Erstgespräch eingeladen. Alles lief perfekt, ich fühlte mich wie der Profi schlechthin. Bis ich in meinen Kalender schaute: Doppelbuchung!
Genau zur gleichen Zeit war ich bereits für ein anderes Gespräch eingeplant. Mein Puls schoss in die Höhe, und in meinem Kopf begann das große Panik-Karussell: Absagen? Verschieben? Wie erkläre ich das jetzt meinem Kunden, ohne unprofessionell zu wirken?
Vielleicht kennst du das Gefühl. Aber keine Sorge, ich habe es geschafft, dieses Chaos hinter mir zu lassen – und heute verrate ich dir, wie auch du deinen Kalender zum besten Verbündeten machst.
Wenn dein Kalender wie dein größter Feind wirkt
Dein Kalender sollte eigentlich dein verlässlicher Begleiter sein. Doch wenn er dich ständig daran erinnert, was du alles nicht im Griff hast, wird er schnell zum Feind.
Du bist abgehetzt, weil du von Termin zu Termin rennst.
Du merkst zu spät, dass du einen wichtigen Termin vergessen hast.
Dein Stresslevel steigt ins Unermessliche, und dein Ruf beginnt zu bröckeln.
Ich war genau da. Mein Kalender fühlte sich an wie ein Escape Room, aus dem ich nie rechtzeitig entkommen konnte.
Die drei größten Kalenderfallen – und wie du sie umgehst
Hier sind die typischen Fehler, die ich gemacht habe – und die du dir jetzt sparen kannst:
1. Zu viele Kalender
Ein Kalender für die Arbeit, einer für private Termine, und dann noch ein paar Notizen, die irgendwo auf deinem Schreibtisch herumliegen? Willkommen im Chaosland!
Lösung:
Führe nur einen einzigen Kalender. Egal, ob es um das Kundengespräch, den Zahnarzttermin oder die Elternversammlung geht – alles gehört in denselben Kalender. So hast du immer den Überblick und siehst sofort, ob noch Platz für Pausen oder zusätzliche Aufgaben ist.
2. Unklare Termine
„Meeting“, „Call“, „Kundentermin“. Klingt produktiv, oder? Bis der Tag kommt, an dem du dich fragst: Welches Meeting? Mit wem? Was sollte ich vorbereiten?
Lösung:
Notiere immer die wichtigsten Details:
Wer ist beteiligt?
Worum geht es?
Was musst du vorher erledigen?
Zum Beispiel:
„Dienstag, 14:00 Uhr: Call mit Kunde Müller, Thema: Budget 2024, Vorbereiten: Präsentation Q3-Daten.“
3. Keine Pufferzeiten
Du kannst nicht an zwei Orten gleichzeitig sein. Und selbst wenn du von einem Termin zum nächsten hetzt, brauchst du Zeit, um nachzudenken, E-Mails zu bearbeiten oder dich auf den nächsten Termin vorzubereiten.
Lösung:
Plane nach jedem Termin mindestens 15–30 Minuten Pufferzeit ein. Diese Pausen helfen dir, fokussiert zu bleiben, spontane Aufgaben zu erledigen oder einfach mal kurz durchzuatmen.
Warum ich ein Fan der Wochenplanung bin
Die größte Veränderung in meinem Kalenderchaos kam, als ich anfing, meine Woche bewusst zu planen. Jeden Freitagnachmittag setze ich mich mit einer Tasse Kaffee hin und schaue mir die nächste Woche an.
Dabei sortiere ich:
Was ist wirklich wichtig?
Wo sind Lücken, die ich für mich nutzen kann?
Welche Aufgaben lassen sich verschieben?
Ich plane bewusst nicht nur Arbeit, sondern auch Zeit für mich: ein Spaziergang, ein Kaffee in Ruhe oder sogar mal eine halbe Stunde Netflix. Diese kleinen Auszeiten sind mein Geheimrezept gegen Stress.
Ein Tag mit einem gut geführten Kalender
Stell dir vor, dein Tag beginnt, und du wirfst einen Blick in deinen Kalender: Alles ist klar, übersichtlich und machbar.
Dein Morgen startet mit einem Kundengespräch – perfekt vorbereitet.
Danach hast du eine halbe Stunde Puffer, um E-Mails zu bearbeiten.
Am Nachmittag steht der Zahnarzttermin an, den du ebenfalls eingeplant hast.
Und das Beste? Du gehst entspannt und mit einem Lächeln durch den Tag, anstatt dich wie ein kopfloses Huhn zu fühlen.
Fazit: Mach deinen Kalender zu deinem besten Freund
Ein gut geführter Kalender ist wie ein persönlicher Assistent. Er erinnert dich, hält dir den Rücken frei und gibt dir die Struktur, die du brauchst, um produktiv und entspannt zu bleiben.
Hier sind die wichtigsten Punkte:
Führe nur einen Kalender.
Plane Pufferzeiten ein.
Notiere Termine so präzise wie möglich.
Probiere die Wochenplanung aus – sie wird dein Leben verändern!
Also, Schluss mit dem Kalenderchaos. Mach deinen Terminplaner zu deinem Verbündeten und erlebe, wie viel leichter dein Alltag wird.
Na, bist du bereit für einen Systemwechsel? Schreib mir in die Kommentare, wie du deinen Kalender organisiert – ich bin gespannt! 😊
Liebe Grüße,
Ruth
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